Databehandleraftale

Denne databehandleraftale (»Aftalen«) regulerer Ciento Finans’ behandling af personoplysninger på vegne af Kunden i forbindelse med de leverede ydelser. Kunden er dataansvarlig, og Ciento Finans er databehandler.

1. Baggrund og omfang

Når Ciento Finans leverer fx bogføring og lønkørsel, behandles personoplysninger på vegne af og efter instruks fra Kunden. Aftalen har samme varighed som den underliggende leveringsaftale.

2. Instruks

Ciento Finans behandler alene personoplysninger efter dokumenteret instruks fra Kunden, medmindre behandling kræves efter EU-ret eller dansk ret. Kundens instruks udgøres af leveringsaftalen og denne Aftale.

3. Kategorier af registrerede og personoplysninger

Behandlingen omfatter typisk:

• Kundens medarbejdere ved lønkørsel: navn, adresse, CPR-nummer, kontonummer og lønoplysninger.
• Kundens kunder og leverandører: navn, kontaktoplysninger samt betalings- og fakturaoplysninger.

4. Fortrolighed

Ciento Finans sikrer, at de personer, der behandler oplysningerne, har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt.

5. Behandlingssikkerhed

Ciento Finans træffer de tekniske og organisatoriske foranstaltninger, der kræves efter databeskyttelsesforordningens art. 32, herunder adgangsstyring, sikker opbevaring og kryptering hvor det er relevant.

6. Underdatabehandlere

Kunden giver en generel godkendelse til, at Ciento Finans anvender underdatabehandlere, herunder hostingudbyder (Simply.com), lønsystem (fx Danløn og Visma) og bogføringssystem (fx e-conomic, Billy og Dinero). Ciento Finans indgår aftaler med underdatabehandlere med tilsvarende forpligtelser og varsler Kunden ved planlagte ændringer, så der kan gøres indsigelse.

7. Overførsel til tredjelande

Overførsel af personoplysninger til lande uden for EU/EØS sker kun, hvis der foreligger et gyldigt overførselsgrundlag. Anvender vi Google Workspace, sker overførsel til USA under EU-US Data Privacy Framework.

8. Bistand til den dataansvarlige

Ciento Finans bistår i rimeligt omfang Kunden med at besvare anmodninger fra registrerede, med behandlingssikkerhed, med anmeldelse af brud og med konsekvensanalyser (DPIA).

9. Brud på persondatasikkerheden

Ciento Finans underretter Kunden uden unødig forsinkelse efter at være blevet opmærksom på et brud på persondatasikkerheden og bistår med den nødvendige information.

10. Ophør - sletning og tilbagelevering

Ved Aftalens ophør sletter eller tilbageleverer Ciento Finans efter Kundens valg alle personoplysninger, medmindre opbevaring kræves efter lovgivningen, fx bogføringsloven.

11. Tilsyn og revision

Ciento Finans stiller de oplysninger til rådighed, der er nødvendige for at påvise overholdelse af art. 28, og muliggør og bidrager til revisioner efter nærmere aftale.

12. Ansvar og varighed

Aftalen træder i kraft ved parternes accept og gælder, så længe Ciento Finans behandler personoplysninger for Kunden. Parternes ansvar følger databeskyttelsesforordningen og den underliggende leveringsaftale.

13. Kontakt

Henvendelser om denne Aftale rettes til Ciento Finans på info@cientofinans.dk.